Tu sei qui:

Automazione in ufficio

L’automazione in ufficio si riferisce all’uso di tecnologie e sistemi automatizzati per ottimizzare i processi lavorativi e aumentare l’efficienza nelle attività quotidiane in un ambiente di lavoro. Questo può coinvolgere l’utilizzo di software, strumenti digitali e soluzioni tecnologiche per ridurre la dipendenza dalle attività manuali e migliorare la produttività complessiva dell’ufficio.

Per impostazione predefinita, è possibile automatizzare qualsiasi attività ripetitiva ad alto volume che includa l’immissione di dati. Di seguita, evidenzieremo alcuni casi d’uso per ispirarti a iniziare a cercare procedure simili all’interno della tua organizzazione:

  • Elaborazione fatture

  • Elaborazione degli ordini di acquisto/vendita

  • Risorse umane 

  • Campagne fedeltà

  • Automazione Know Your Customer (KYC)

RPA

Per la parte di elaborazione fatture, i nostri clienti ci chiedono di rendere più snelli i processi che coinvolgono i documenti del ciclo attivo (DDT clienti, fatture clienti) ciclo passivo (Ordini di Acquisto, DDT Fornitori, Fatture Fornitori) documenti della produzione (schede tecniche). 

Ciclo passivo

L’elaborazione delle fatture è un esempio da manuale di un processo che richiede automazione. La sua natura ripetitiva, soprattutto per le fatture ricorrenti, e i grandi volumi portano a molte ore di lavoro noioso per i dipendenti.

L’automazione delle contabilità fornitori può darti una mano qui. Alcune soluzioni, ad esempio, leggono le fatture con OCR e AI ed estraggono le informazioni stesse, il che significa che non è più necessario immettere dati.

Queste soluzioni elaborano le fatture quando arrivano. Tutti i dati delle fatture vengono analizzati automaticamente e inseriti nei rispettivi campi nel software di contabilità o ERP. È anche possibile consentire al software di prendere decisioni soft per cose come fatture per cibo o viaggi. Ciò riduce al minimo l’input umano, rendendo il processo meno soggetto a errori.

RPA

Ciclo attivo

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, i clienti scelgono di inviare sia le fatture italiane che quelle estere al Sistema di Interscambio in formato XML.

La nostra piattaforma tecnologica è in grado di catturare i file di testo generato dal gestionale, estrapolare le informazioni contenute nel file ed utilizzarle per produrre l’XML per la fatturazione elettronica.

Una volta che la generazione dell’XML è andata a buon fine, l’utente può procedere all’approvazione delle fatture per l’invio allo SdI.

Il sistema aggiorna di conseguenza lo stato delle fatture e invia una mail di notifica in caso di notifica di scarto.

RPA

Quali campi della fattura possono essere estratte dal nostro software?

Tutti quelli che vogliamo essendo il sistema personalizzabile.
 

Rispetto al processo cartaceo si eliminano i seguenti passaggi:

  • il tempo per dividere le fatture tra attive e passive
  • il tempo per l’attività di ordinamento delle fatture
  • il tempo per cercare e inserire la partita IVA del cliente/fornitore, il numero, la data del documento e il suo totale.
  • L’integrazione con il sistema contabile consente di avere già precompilato il dato Partita IVA, la contabilità seleziona l’anagrafica del cliente o fornitore senza che l’operatore debba cercare la partita IVA sul documento, digitarla, avviare la ricerca

L’uso dell’Intelligenza Artificiale (IA) nel contesto dell’OCR e nella lettura delle fatture ha dimostrato notevoli vantaggi e applicazioni pratiche.

  1. OCR con Intelligenza Artificiale: L’IA viene utilizzata per migliorare l’accuratezza e l’efficienza dell’OCR. I sistemi basati su IA apprendono dai dati, consentendo di riconoscere e interpretare meglio i caratteri e le strutture dei documenti, inclusi i dettagli delle fatture. Ciò significa una maggiore precisione nella lettura e nell’interpretazione di informazioni complesse presenti nelle fatture.

  2. Estrazione di dati dalle fatture: I sistemi basati sull’IA possono essere addestrati per estrarre automaticamente informazioni specifiche dalle fatture, come importi, date, nomi dei fornitori e dettagli dei prodotti. Questi sistemi possono utilizzare tecniche di machine learning per riconoscere estrarre dati da layout di fatture diversi e in vari formati.

  3. Automazione dei processi di contabilità e gestione finanziaria: L’IA può essere integrata nei sistemi di gestione aziendale per automatizzare la lettura delle fatture, la registrazione dei dati e la generazione di report finanziari. Ciò può ridurre notevolmente il lavoro manuale, migliorare l’efficienza e ridurre il rischio di errori umani nelle attività contabili.

  4. Verifica e controllo di conformità: Gli algoritmi di IA possono essere utilizzati per verificare la conformità delle fatture rispetto a determinati standard o regolamenti, identificando potenziali discrepanze o irregolarità che richiedono attenzione umana.

I VANTAGGI DELLA AUTOMAZIONE IN UFFICIO

La configurazione di flussi digitali per la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo ha notevoli vantaggi:

 
  • risparmio di tempo: le fatture e gli ordini prima smistati manualmente, cioè stampate e consegnate a mano o inviate tramite e-mail ora gestite e controllate in modo automatico
  • Nessuna necessità di cambiare il software di contabilità
  • Nessun rischio di smarrimento dei documenti 
  • Capacità di integrazione con le soluzioni già presenti in azienda
bot