Automazione in ufficio
L’automazione in ufficio si riferisce all’uso di tecnologie e sistemi automatizzati per ottimizzare i processi lavorativi e aumentare l’efficienza nelle attività quotidiane in un ambiente di lavoro. Questo può coinvolgere l’utilizzo di software, strumenti digitali e soluzioni tecnologiche per ridurre la dipendenza dalle attività manuali e migliorare la produttività complessiva dell’ufficio.
Per impostazione predefinita, è possibile automatizzare qualsiasi attività ripetitiva ad alto volume che includa l’immissione di dati. Di seguita, evidenzieremo alcuni casi d’uso per ispirarti a iniziare a cercare procedure simili all’interno della tua organizzazione:
Elaborazione fatture
Elaborazione degli ordini di acquisto/vendita
Risorse umane e reclutamento
Campagne fedeltà
Automazione Know Your Customer (KYC)
Per la parte di elaborazione fatture, i nostri clienti ci chiedono di rendere più snelli i processi che coinvolgono i documenti del ciclo attivo (DDT clienti, fatture clienti) ciclo passivo (Ordini di Acquisto, DDT Fornitori, Fatture Fornitori) documenti della produzione (schede tecniche).
Ciclo passivo
L’elaborazione delle fatture è un esempio da manuale di un processo che richiede automazione. La sua natura ripetitiva, soprattutto per le fatture ricorrenti, e i grandi volumi portano a molte ore di lavoro noioso per i dipendenti.
L’automazione delle contabilità fornitori può darti una mano qui. Alcune soluzioni, ad esempio, leggono le fatture con OCR e AI ed estraggono le informazioni stesse, il che significa che non è più necessario immettere dati.
Queste soluzioni elaborano le fatture quando arrivano. Tutti i dati delle fatture vengono analizzati automaticamente e inseriti nei rispettivi campi nel software di contabilità o ERP. È anche possibile consentire al software di prendere decisioni soft per cose come fatture per cibo o viaggi. Ciò riduce al minimo l’input umano, rendendo il processo meno soggetto a errori.
Ciclo attivo
Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, i clienti scelgono di inviare sia le fatture italiane che quelle estere al Sistema di Interscambio in formato XML.
La nostra piattaforma tecnologica è in grado di catturare i file di testo generato dal gestionale, estrapolare le informazioni contenute nel file ed utilizzarle per produrre l’XML per la fatturazione elettronica.
Una volta che la generazione dell’XML è andata a buon fine, l’utente può procedere all’approvazione delle fatture per l’invio allo SdI.
Il sistema aggiorna di conseguenza lo stato delle fatture e invia una mail di notifica in caso di notifica di scarto.
Quali campi della fattura possono essere estratte dal nostro software?
Rispetto al processo cartaceo si eliminano i seguenti passaggi:
- il tempo per dividere le fatture tra attive e passive
- il tempo per l’attività di ordinamento delle fatture
- il tempo per cercare e inserire la partita IVA del cliente/fornitore, il numero, la data del documento e il suo totale.
- L’integrazione con il sistema contabile consente di avere già precompilato il dato Partita IVA, la contabilità seleziona l’anagrafica del cliente o fornitore senza che l’operatore debba cercare la partita IVA sul documento, digitarla, avviare la ricerca
L’uso dell’Intelligenza Artificiale (IA)
L’uso dell’Intelligenza Artificiale (IA) nel contesto dell’OCR e nella lettura delle fatture ha dimostrato notevoli vantaggi e applicazioni pratiche.
OCR con Intelligenza Artificiale: L’IA viene utilizzata per migliorare l’accuratezza e l’efficienza dell’OCR. I sistemi basati su IA apprendono dai dati, consentendo di riconoscere e interpretare meglio i caratteri e le strutture dei documenti, inclusi i dettagli delle fatture. Ciò significa una maggiore precisione nella lettura e nell’interpretazione di informazioni complesse presenti nelle fatture.
Estrazione di dati dalle fatture: I sistemi basati sull’IA possono essere addestrati per estrarre automaticamente informazioni specifiche dalle fatture, come importi, date, nomi dei fornitori e dettagli dei prodotti. Questi sistemi possono utilizzare tecniche di machine learning per riconoscere estrarre dati da layout di fatture diversi e in vari formati.
Automazione dei processi di contabilità e gestione finanziaria: L’IA può essere integrata nei sistemi di gestione aziendale per automatizzare la lettura delle fatture, la registrazione dei dati e la generazione di report finanziari. Ciò può ridurre notevolmente il lavoro manuale, migliorare l’efficienza e ridurre il rischio di errori umani nelle attività contabili.
Verifica e controllo di conformità: Gli algoritmi di IA possono essere utilizzati per verificare la conformità delle fatture rispetto a determinati standard o regolamenti, identificando potenziali discrepanze o irregolarità che richiedono attenzione umana.
I VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE IN UFFICIO
La configurazione di flussi digitali per la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo ha notevoli vantaggi:
- risparmio di tempo: le fatture e gli ordini prima smistati manualmente, cioè stampate e consegnate a mano o inviate tramite e-mail ora gestite e controllate in modo automatico
- Nessuna necessità di cambiare il software di contabilità
- Nessun rischio di smarrimento dei documenti
- Capacità di integrazione con le soluzioni già presenti in azienda
